Pytasz ludzi o zdanie. Ale co później robisz z ich odpowiedzią?

---

W poprzednim wpisie zadałam pytanie: czy jako liderzy rzeczywiście chcemy słuchać pomysłów swoich ludzi, szczególnie wtedy, kiedy są inne niż nasze własne?

Dzisiaj chcę do niego wrócić.

Zawsze uważałam, że warto słuchać ludzi, z którymi się pracuje. Nie oznaczało to jednak, że każdą decyzję podejmowałam razem z zespołem. Niektóre sprawy konsultowaliśmy, o innych decydowałam sama. A czasami po prostu musieliśmy wdrożyć to, co przyszło z góry.

Nie zawsze mieliśmy wpływ na to, co trzeba zrobić. Ale bardzo często mogliśmy zdecydować, jak to zrobimy.

I właśnie wtedy rozmowa z zespołem dawała najwięcej.

Kiedy dodatkowe zadanie nie oznacza dodatkowych godzin

Przy otwarciach sklepów mieliśmy ustalony wskaźnik roboczogodzin, czyli określoną liczbę godzin na wszystkie prace związane z przygotowaniem sklepu.

W pewnym momencie pojawił się problem. We wskaźniku nie uwzględniono czasu na klipsowanie produktów, czyli zabezpieczanie ich przed kradzieżą.

Zadanie było obowiązkowe, a godzin nie przybyło.

Mogliśmy oczywiście uznać, że skoro doszło kolejne zadanie, to trzeba po prostu pracować szybciej. Tylko czy to było najlepsze wyjście?

Zaczęliśmy więc przyglądać się temu, jak organizujemy poszczególne etapy pracy i gdzie tracimy czas.

Czasami wystarczy zmienić kolejność

Najpierw przyjrzeliśmy się klipsowaniu odzieży.

Na początku klipsowaliśmy wszystko, jeszcze przed przygotowaniem ekspozycji. To był mój pomysł i byłam przekonana, że tak będzie najlepiej.

Problem polegał na tym, że wtedy nie było jeszcze wiadomo, które produkty zostaną na sali sprzedaży. Do tego obowiązywały standardy klipsowania i progi cenowe, więc nie każdy produkt w ogóle trzeba było zabezpieczać.

Zmiana wyszła od osoby z zespołu, która przeprowadzała test. Sprawdziła, co się stanie, jeśli klipsowanie przesuniemy na później. Okazało się, że klipsując wszystko za wcześnie, traciliśmy czas również na rzeczy, które później w ogóle nie trafiały na ekspozycję albo nie wymagały zabezpieczenia.

Mogłam zostać przy swoim. W końcu to był mój sposób. Ale test pokazał, że ten pomysł był lepszy niż mój.

Przesunęliśmy więc zabezpieczanie odzieży na koniec przygotowań, kiedy wiedzieliśmy już, co zostanie na sali sprzedaży i co trzeba zabezpieczyć.

Nie zrezygnowaliśmy z żadnego obowiązku. Zmieniliśmy tylko moment, w którym go wykonujemy.

A co z obuwiem?

Tutaj rozwiązanie pojawiło się podczas burzy mózgów.

Zastanawialiśmy się, jak skrócić czas zabezpieczania obuwia. W trakcie rozmowy zauważyliśmy coś bardzo prostego. Pudełka otwieraliśmy przy zmianie cen, a potem jeszcze raz przy klipsowaniu.

Skoro i tak musieliśmy otworzyć każde pudełko, to dlaczego nie zrobić obu rzeczy naraz?

Tak właśnie zaczęliśmy robić. Przy zmianie ceny od razu zabezpieczaliśmy obuwie i nie trzeba było wracać do tych samych pudełek drugi raz.

Niby niewielka zmiana, ale przy dużej liczbie produktów oznaczała dużo mniej niepotrzebnych ruchów.

W efekcie bez problemu zmieściliśmy się w wyznaczonych roboczogodzinach, chociaż na początku nie było w nich czasu na klipsowanie.

Czy musiałam znać odpowiedź na wszystko?

Nie.

Moim zadaniem było dopilnować, żeby sklep był przygotowany zgodnie z wymaganiami i na czas. Nie oznaczało to jednak, że każdy sposób pracy musiałam wymyślić i zatwierdzić sama.

Zespół znał proces od strony praktycznej. Ludzie wykonywali poszczególne czynności, widzieli, gdzie pojawia się dodatkowa praca, i potrafili wskazać, co można uprościć.

Ja znałam cel, ograniczenia i rezultat, za który odpowiadałam.

Dopiero kiedy połączyliśmy jedno z drugim, znaleźliśmy rozwiązania, które sprawdziły się w praktyce.

Oczywiście nie każdy pomysł da się wdrożyć. Niektóre nie dają oczekiwanego efektu, inne nie pasują do obowiązujących standardów. Dlatego wysłuchanie propozycji nie oznacza jeszcze, że trzeba się na nią zgodzić.

Ważne jest jednak to, co robimy później. Czy próbujemy zrozumieć, dlaczego ktoś proponuje takie rozwiązanie? Czy jesteśmy gotowi je sprawdzić? A jeśli nie możemy go zastosować, czy potrafimy wyjaśnić dlaczego?

Bo trudno oczekiwać od ludzi inicjatywy, jeśli ich pomysły za każdym razem kończą się krótkim „nie da się” albo „zawsze robiliśmy to inaczej”.

Słuchanie ma sens wtedy, kiedy coś z niego wynika

Wróćmy do tamtej sytuacji. Wskaźnik roboczogodzin pozostał taki sam. Obowiązek zabezpieczania produktów też się nie zmienił.

Zmienił się sposób, w jaki pracowaliśmy.

Nie potrzebowaliśmy dodatkowych godzin, żeby osiągnąć wymagany efekt. Musieliśmy przyjrzeć się temu, co robimy, sprawdzić własne założenia i wykorzystać pomysły, które pojawiły się podczas wspólnej rozmowy.

Dla mnie to jedna z ważniejszych umiejętności lidera. Wiedzieć, kiedy podjąć decyzję samodzielnie, a kiedy zaprosić ludzi do szukania rozwiązania. I przede wszystkim umieć zrobić coś z tym, co od nich usłyszymy.

Bo jeśli pytamy zespół o zdanie, a potem i tak nie jesteśmy gotowi niczego zmienić, to po co właściwie pytamy?

A Ty? Kiedy ostatnio pomysł kogoś z Twojego zespołu sprawił, że zmieniliście sposób pracy?