Ten sam cel nie oznacza tej samej drogi

---

Przez lata pracy z ludźmi nauczyłam się jednej rzeczy.

Nawet jeśli wszyscy wiemy, dokąd idziemy, każdy może dojść tam inaczej.

Dzisiaj wydaje mi się to oczywiste. Ale kiedy zaczynałam zarządzać zespołem, patrzyłam na pracę innych przez swoje doświadczenie. Miałam swoje sposoby, wiedziałam, co działa, i byłam przyzwyczajona do tego, że robię to po swojemu.

Z czasem zobaczyłam, że moje doświadczenie bardzo pomaga, ale nie znaczy, że tylko ja wiem, jak coś zrobić dobrze. Czasami ktoś patrzył na to samo zadanie inaczej i znajdował sposób, na który sama bym nie wpadła.

Kiedy każdy wie, dokąd zmierzamy

Kiedy zarządzałam sklepem, często pracowałam razem z zespołem. Robiliśmy te same rzeczy i razem odpowiadaliśmy za to, jak działa sklep.

Zależało mi, żeby zasady były jasne od początku. Każdy miał wiedzieć, czego od niego oczekuję, za co odpowiada i co chcemy osiągnąć. Ważna była też konsekwencja. Trudno wymagać od ludzi trzymania się zasad, które zmieniają się w zależności od sytuacji albo osoby.

Ale coraz częściej widziałam, że każdy organizuje swoją pracę po swojemu. To, co dla jednej osoby było logiczną kolejnością, dla drugiej wcale nie było.

Zaczęłam więc bardziej patrzeć na efekt. A mniej na to, czy ktoś robi wszystko dokładnie tak, jak zrobiłabym to ja.

Nie rezygnowałam przy tym z zasad. Po prostu zrozumiałam, że przy tych samych oczekiwaniach można dojść do celu różnymi drogami.

Jeden standard, różne sposoby działania

Bardzo dobrze zobaczyłam to później, kiedy pracowałam przy projektach otwarć nowych sklepów.

Każde otwarcie miało określony termin, standard przygotowania sklepu i ogromną liczbę zadań, które trzeba było wykonać w stosunkowo krótkim czasie. Do tego dochodziły różnice pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami, wielkością sklepów czy ilością towaru, który należało przygotować do sprzedaży.

Standard był jeden, ale warunki pracy nie zawsze wyglądały tak samo.

Liderzy otwarć mieli dużą swobodę w tym, jak dowiozą sklep. Wspólne były główne zasady i hasła. Reszta była ich wypracowaniem i ich stylem pracy.

Przy kolejnych otwarciach wspólnie szukaliśmy więc rozwiązań, które pozwalały nam ograniczać niepotrzebne czynności i lepiej wykorzystywać czas. Nie chodziło o pomijanie tego, co ważne, tylko o sprawdzenie, czy każdą rzecz naprawdę musimy wykonywać w sposób, do którego jesteśmy przyzwyczajeni.

Jedną z takich sytuacji zapamiętałam szczególnie.

A gdyby zrobić to inaczej?

Podczas jednego z otwarć rozmawiałam ze współpracownikiem, liderem odpowiedzialnym za przygotowanie sklepu. Opowiedział mi o swoim sposobie organizacji pracy przy wieszakowaniu odzieży podczas zatowarowania.

Zamiast przygotowywać na wieszakach cały dostępny towar, wieszakował tylko podwójną rozmiarówkę, czyli po dwie sztuki danego rozmiaru.

Na pierwszy rzut oka można by pomyśleć, że przecież i tak trzeba przygotować odzież do sprzedaży, więc dlaczego nie zrobić wszystkiego od razu?

Tyle że towar, który otrzymywaliśmy, nie zawsze odpowiadał temu, co ostatecznie mogło znaleźć się na sali sprzedaży. Przy większej dostawie przygotowanie całej odzieży na wieszakach oznaczało dodatkową pracę, ponieważ część rzeczy trzeba było później ponownie zdejmować i przenosić na magazyn.

Jego rozwiązanie pozwalało ograniczyć liczbę tych czynności. Przygotowywał określoną ilość odzieży, a jeśli pojawiała się potrzeba uzupełnienia ekspozycji, znacznie łatwiej było dołożyć brakujące sztuki niż później zdejmować nadmiar towaru i wynosić go na zaplecze.

W ten sposób oszczędzał czas, który podczas otwarcia był bardzo cenny.

Co ważne, nie było to rozwiązanie, które musiało sprawdzić się w każdym sklepie i przy każdej dostawie. Dużo zależało od ilości towaru i potrzeb związanych z przygotowaniem ekspozycji.

Ale właśnie to było w nim interesujące. Zamiast automatycznie wykonywać wszystkie czynności w znanej kolejności, zastanowił się, które z nich są rzeczywiście potrzebne w danych warunkach.

Ten sposób trafił później do wszystkich liderów otwarć. Nie każdy z niego korzystał i nie przy każdym otwarciu był potrzebny. Ale kiedy pojawiała się sytuacja z nadmierną ilością towaru, mieliśmy sprawdzone rozwiązanie, po które można było sięgnąć.

Czy doświadczenie zawsze nam pomaga?

Ta sytuacja skłoniła mnie do kolejnych przemyśleń.

Kiedy przez długi czas wykonujemy podobne zadania, zaczynamy wypracowywać własne sposoby działania. Wiemy, od czego zacząć, jak zorganizować pracę i czego możemy się spodziewać. Dzięki temu podejmujemy decyzje szybciej i nie musimy za każdym razem analizować wszystkiego od początku.

Ale przyzwyczajenie do sprawdzonych metod ma też swoją drugą stronę.

Możemy tak bardzo oswoić się z jednym sposobem pracy, że przestajemy zastanawiać się, czy w konkretnych warunkach nadal jest on najlepszy.

Właśnie dlatego uważam, że lider powinien pozostawiać przestrzeń na pomysły innych osób. Zarówno ludzi z własnego zespołu, którzy na co dzień wykonują określone zadania, jak i współpracowników, którzy robią podobne rzeczy, tylko inaczej. Często dostrzegają oni szczegóły, których z naszej perspektywy nie widać.

Nie każdy pomysł okaże się dobry i nie każdą zmianę będzie można zastosować. Ale jeśli od początku zakładamy, że wszystko powinno być robione dokładnie tak, jak sami to zaplanowaliśmy, możemy nawet nie dowiedzieć się, że istnieje inne rozwiązanie.

Samodzielność pracowników potrzebuje granic

Nie chciałabym jednak, żeby z tej historii wynikało, że każdy powinien pracować tak, jak mu wygodnie, a zadaniem lidera jest po prostu zaakceptowanie wszystkich sposobów działania.

Swoboda przy otwarciach nie oznaczała dowolności. Mieliśmy wspólne zasady, terminy i zadania, za które odpowiadaliśmy. Jednocześnie musieliśmy reagować na to, co zastawaliśmy w konkretnym sklepie, ponieważ nie każda lokalizacja i nie każda dostawa wyglądały identycznie.

Dla mnie coraz ważniejsze stawało się więc jasne określenie tego, co musi zostać zrobione, jakie zasady obowiązują i gdzie możemy pozwolić sobie na zmianę sposobu pracy.

Jeśli ktoś proponował inne rozwiązanie, chciałam rozumieć, dlaczego uważa je za lepsze i co dzięki niemu możemy zyskać. Dopiero wtedy można było ocenić, czy naprawdę pomaga nam osiągnąć cel.

Takie podejście wymagało też ode mnie, żebym zaakceptowała, że nie zawsze będę osobą, która znajdzie najlepszy sposób wykonania zadania.

I nie widzę w tym nic złego.

Przecież właśnie po to pracujemy z ludźmi, którzy mają własne doświadczenia, umiejętności i pomysły, żeby móc korzystać z tego, co wnoszą.

Czasami wystarczy posłuchać

W poprzednich wpisach pisałam o tym, jak ważne jest poznawanie ludzi i upewnianie się, że podobnie rozumiemy zadania, które mamy wykonać.

Dzisiaj chciałabym dołożyć do tego jeszcze jedną rzecz.

Kiedy już wiemy, dokąd zmierzamy, nie musimy zakładać, że wszyscy powinniśmy dojść tam dokładnie tą samą drogą.

Jako lider mogę jasno określić oczekiwany efekt, zadbać o zasady i sprawdzać, czy praca zmierza we właściwym kierunku. Ale mogę też pozwolić ludziom wykorzystać własne doświadczenie i poszukać sposobu, który w danych warunkach sprawdzi się lepiej.

Praca przy otwarciach nauczyła mnie, że czasami usprawnienie nie wymaga wielkiej zmiany, dodatkowych narzędzi czy skomplikowanego planu. Niekiedy wystarczy rozmowa z kimś, kto wykonuje zadanie inaczej, i gotowość do wysłuchania, dlaczego wybrał właśnie taki sposób.

Bo dobry pomysł nie zawsze musi wyjść ode mnie.

I właśnie temu chciałabym przyjrzeć się w kolejnym wpisie. Czy jako liderzy rzeczywiście chcemy słuchać pomysłów swoich ludzi, szczególnie wtedy, kiedy są inne niż nasze własne?

Cel jest ważny, ale równie ważne jest to, z kim do niego dążysz i czy potrafisz dostrzec to, co inni wnoszą do wspólnej pracy.